Vorige week werd bekend dat er steeds meer versoepeld wordt. Nederland gaat langzaam weer open, net als de kantoren. Maar, na anderhalf jaar thuiswerken wil het overgrote deel van de werknemers niet meer fulltime naar kantoor. We hebben het thuiswerken omarmd. Wat betekent dit voor de post-corona hybride werkomgeving? En, hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich verbonden voelen en geboeid blijven door de organisatie? Twee zeer actuele thema’s waarmee wij ons dagelijks bezighouden. Daarom vroegen we expert Eric de Wit over zijn visie op deze thema’s. Hij is manager Vastgoed en Huisvesting bij HEYDAY en adviseert en ondersteunt organisaties bij The Future Workspace.
Thuiswerken omarmen
Het structurele, verplichte thuiswerken tijdens de pandemie heeft een grote impact op het kantoor post-corona. Eric de Wit vertelt: ‘Thuiswerken werd voor corona maar mondjesmaat gedoogd. Ondanks dat organisaties zich hiermee profileerden, was het zeker geen beleid. Het werd vaak gezien als een doel in plaats van een middel, bijvoorbeeld vanuit kostenoogpunt of ruimtegebrek. Aan de andere kant werd wel massaal ingezet op vitaliteit op de werkvloer. Fruitmanden op de afdeling, ergonomische fietsstoelen en zelfs shiatsu-massages tijdens de lunch. Inmiddels hebben we thuiswerken omarmd, ervaren we de voordelen ervan en bevinden we ons in rustiger vaarwater. Juist nu zet ik organisaties aan het denken over de werkomgeving ná corona, thuis en op kantoor.’
Hybride werkomgeving
In de onderzoeken van HEYDAY en TU Delft komt duidelijk naar voren dat de medewerkersbehoefte voor kantoor is veranderd. Mensen willen voor 40 tot 50 procent naar kantoor komen om te ontmoeten, vergaderen en projectmatig te werken. Concentratie- en focuswerkzaamheden voeren medewerkers liever thuis uit. ‘In de hybride werkcultuur hangt de keuze waar werk plaatsvindt af van de mogelijkheden van de werknemer, de aard van het werk en ieders persoonlijke voorkeur. Waar we vroeger werk organiseerden rondom een gebouw, doen we dit nu steeds meer rondom de medewerker. Ze worden autonomer en maken vaker eigen keuzes over werk. Daarmee verschuift de focus van de werkomgeving naar het creëren van een werkcultuur. De individuele behoefte van medewerkers wordt veel belangrijker.’
Autonome medewerkers
‘De hybride werkomgeving vraagt een omslag binnen de faciliteiten van de werkomgeving, maar vooral een verandering in de denkwijze van organisaties. We gaan meer activiteitgericht werken in plaats van aanwezigheidsgericht. Medewerkers bepalen dus zélf waar en hoe ze hun doelen en taken behalen in de uren die ze hebben in plaats van dat ze ‘aanwezigheidsplicht’ op kantoor hebben. Eigen regie en autonomie zijn essentieel. Geef mensen de keuze: doe waarbij jij je prettig voelt en waarbij jij je eigen talent kunt inzetten. De locatie is onderhevig aan de behoefte van de medewerker. In hoeverre dit in de praktijk zal leiden tot een veranderende manier van werken, hangt af van de behoeften die vaak heel specifiek zijn voor een bepaalde cultuur of organisatie.’
Talent aan je binden
Nadenken over hoe de werkcultuur en als uitvloeisel daarvan het kantoor er in de toekomst eruitziet, dat stimuleert Eric bij organisaties. Talentvolle werknemers aan je binden, blijkt in de praktijk steeds lastiger. ‘The war on talent is volop aan de gang. Wil je als organisatie talentvolle werknemers aan je binden? Dan moet je verder kijken dan een pingpongtafel en een zitzak. Wat maakt jou als organisatie onderscheidend? Hoe zorg je ervoor dat jij jouw medewerkers boeit, bindt en betrekt bij de organisatiecultuur? Medewerkers willen vrijheid en eigen regie over de kennis die ze bereid zijn met de werkgever te delen. Meestal denken organisaties hierover nog weinig na of het staat ergens in een plan geschreven. De daadwerkelijke uitvoering en het draagvlak binnen de hele organisatie ontbreekt. Juist nú is het momentum om daarvan gebruik te maken. Wat is jouw visie op de organisatie over twee tot vijf jaar?’
Efficiënter kantoor
Die flexibiliteit in constant verschillende samenstellingen in thuis, kantoor, onderweg en virtueel werkzaam zijn, vraagt wisselende facilitaire services. Data is hiermee onlosmakelijk verbonden. ‘Door het gebruik van verschillende ruimtes en faciliteiten, zoals het bedrijfsrestaurant in kaart te brengen, kun je prognoses maken van het verwachte aantal werknemers per dag. Het plaatsen van sensoren in combinatie met een werkreserveringstool helpen om de bezetting helder te maken. Zo kunnen bedrijven bijvoorbeeld op rustige dagen ervoor kiezen om bepaalde verdiepingen te sluiten of kan het bedrijfsrestaurant efficiënter voeding inkopen. Data is een enorm belangrijke pijler voor het efficiënt omgaan met kosten voor het kantoor en dus het bewerkstelligen van de hybride werkomgeving.’
Ga eerst proeven
‘De grootste uitdaging is om nu die verandering ook in de praktijk uit te voeren. Dat vind ik ook het meest leuk om te doen. Ik probeer een snaar te raken en met mensen hierover in strategiesessies na te denken. Want, met direct alles omgooien bereik je niets. Onderzoek en bekijk wat past bij jouw organisatie en cultuur. Start met kleine stappen. Richt bijvoorbeeld bepaalde delen van het kantoor in als ‘vlekken’ voor projecten, ontmoeten of overleggen. Probeer deze vorm uit met een aantal medewerkers en haal op waar ze tegenaanlopen en hoe je dat kunt oplossen. Dan bouw je samen en solide aan jouw Future of work.
